Conférence à distance en post-pandémie

Par Max Palmer • 14 mai 2023

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Cette histoire est apparue à l'origine sur Google Agenda

Poursuivre la conversation sur les conférences en personne par rapport aux réunions à distance. Comment certaines réunions sont-elles complètement inutiles alors que d'autres sont si significatives ? Voyons comment vous pouvez tirer le meilleur parti de ces réunions à distance.

Vous avez un public captif lorsque vous faites une présentation lors d'une conférence en direct. Dans une réunion virtuelle, vous devez regarder la caméra plutôt que l'écran. L'adaptation à ce changement a peut-être pris du temps. Maintenant, vous avez plus de personnes au bureau et plus divisées – vous voudrez être attentif, regarder de votre public en direct – puis revenir à la caméra. Si vous regardez votre écran, vous semblerez ne vous adresser à personne en raison de l'angle de la caméra. Que vous n'ayez qu'un seul autre participant qui travaille encore à domicile, continuez à supposer que le public est la caméra.

En ce qui concerne les notes, vous pouvez lire une note entre vos mains ou un écran d'ordinateur. Cependant, essayez de garder les yeux sur la caméra chaque fois que vous levez la tête. Parler sans notes et avoir la plupart de votre contenu mémorisé sont des exigences absolues pour le professionnalisme ; ne laissez pas les caméras et les notes détourner votre attention. Une autre mauvaise habitude consiste à toucher votre visage tout en regardant la caméra.

Lorsque les gens utilisent leur clavier dans une visioconférence pour prendre des notes ou effectuer d'autres tâches, cela n'a pas l'air bien. Pour générer plus d'idées lors des réunions, il est préférable que tout le monde soit attentif et psychologiquement présent. Un défi peut être votre clavier. Les autres membres de l'équipe pourraient être irrités par vos doigts tapotant sur le clavier. L'un des concepts fondateurs des réunions est de moins utiliser le clavier. Chaque fois que nécessaire, utilisez un clavier silencieux lorsque vous prenez des notes ou des comptes rendus lors d'une réunion - et ne tapez que si cela est absolument nécessaire.

Mieux encore, lors d'une conversation vidéo, enregistrez la réunion et envoyez les notes plus tard. Vous pouvez enregistrer un écran de vidéoconférence à l'aide de n'importe quel programme de conférence virtuelle. Assurez-vous de demander la permission au préalable, car l'hôte d'une vidéoconférence extrêmement privée peut interdire l'enregistrement.

Vous pourriez croire que puisque vous ne pouvez pas voir les autres joueurs, vos mouvements n'ont aucun sens. Cependant, il est crucial de garder tous vos mouvements corporels au minimum. Plusieurs significations peuvent être véhiculées de manière non verbale. Il est important de bouger le moins possible de votre corps. Les autres joueurs seront irrités et distraits si vous vous balancez d'un côté à l'autre. Ne le faites pas. Un signe similaire d'inconfort ou de lassitude lors de vos réunions est de changer fréquemment de siège.

Ce n'est pas seulement pour les hôtes de la réunion. Dans toute conférence, les pauses doivent être réduites au minimum tout en laissant suffisamment de temps pour une pause relaxante. Cependant, si vous organisez une conférence prolongée, il est essentiel d'avoir une longue pause et de fournir de la nourriture. Une réunion en direct ou virtuelle de cinq heures sans pause ne serait pas agréable. Vos participants apprécieront la possibilité d'utiliser les toilettes, de manger, de se détendre ou simplement de quitter l'événement pour un court moment. Gardez à l'esprit que l'exercice améliore le bien-être cognitif.

Quelle heure de la journée est idéale pour une pause de conférence, cependant ? La durée des réunions et des pauses doit être prise en compte lors de la création de votre programme de conférence. Une réunion doit durer 52 minutes avec une pause de 17 minutes, selon les règles 52 et 17. Ainsi, la productivité des participants est augmentée. Vous pourriez changer le moment. Une réunion peut être programmée pour 50 minutes avec une pause de 20 minutes, soit 70 minutes au total. Ce sont les règles - mais dans notre entreprise - nous avons la plupart de nos réunions à 30 minutes sans pause, ce qui fonctionne bien pour nous.

Ne mangez pas devant la caméra. Éviter de manger à proximité d'un ordinateur fait partie des règles d'utilisation de l'ordinateur pour éviter que des miettes ne se logent entre les touches. Manger pendant une conférence, qu'elle soit virtuelle ou non, peut être perçu comme non professionnel. Essayez de vous comporter comme si vous vous rencontriez en personne. Particulièrement lors d'une petite conférence, manger peut être une grande distraction.

En appuyant sur le bouton de sortie, vous pouvez quitter la conférence quand vous le souhaitez. Vous ne devez cependant pas masquer vos participants. L'hôte peut vous inviter à prendre la parole ou à faire une présentation. S'ils savent que vous êtes parti, ils peuvent vous exclure de la conversation et choisir une autre personne pour assumer les fonctions.

Des circonstances imprévues peuvent vous obliger à quitter la réunion. Cependant, vous devriez en informer quelqu'un. Un excellent choix consiste à envoyer un message de chat. Soyez aussi poli que possible et justifiez votre départ. Fermez simplement la fenêtre de la visioconférence dans cette situation et rouvrez-la à votre retour.

Lors de la présentation à la conférence, vous devrez probablement partager votre écran avec d'autres participants. Des fichiers non liés peuvent être présents sur votre ordinateur. Il n'est pas professionnel de partager votre écran avec du matériel offensant ou sans rapport. La réputation de votre entreprise peut être ternie par un contenu inapproprié. Assurez-vous que seuls les éléments que vous souhaitez que les autres participants à la réunion voient sont visibles lorsque vous partagez votre écran. De plus, gardez à l'esprit la confidentialité et n'affichez pas d'informations sur les clients sur votre écran.

Avant de démarrer une conversation vidéo, fermez tous les onglets et applications de navigateur inutiles. Les résultats de la saisie semi-automatique peuvent être embarrassants si vous partagez l'intégralité de votre bureau. Ouvrez un autre onglet de navigateur et prenez des dispositions à l'avance pour protéger les informations sensibles. Au lieu de partager votre bureau complet, il est préférable de partager un écran ou un programme. Cela vous donne plus de pouvoir pour influencer la façon dont votre public voit votre contenu. Tout devrait tourner autour de vous et de votre message principal - rien d'autre.

Vous devriez raisonnablement conclure votre réunion en ligne de manière professionnelle. L'un des moyens les plus acceptables d'y parvenir consiste à effectuer un tour de clôture, comme le promeut Twitter et le cofondateur de Medium, Ev Williams. L'idée d'un tour final est fondamentale. Vous ne demandez que des remarques de clôture sur les sujets abordés lors de la conférence. Ceci peut être complété en 30 secondes ou moins. Chacun a la possibilité de formuler sa question ou sa plainte en quelques secondes lors de la ronde finale. En tant qu'hôte, vous n'avez rien à dire - et cela montrera que vous appréciez d'autres points de vue en tant qu'hôte.

Vous pouvez ensuite prendre une minute pour mettre en évidence les principaux points à retenir de la conférence en tant qu'hôte - mais ne battez aucun point à mort. Idéalement, vous devriez préparer vos remarques de clôture à l'avance.

Enfin, en tant qu'hôte de la conférence, vous devriez partir en dernier car vous pourriez mettre fin à la diffusion par vous-même. Il peut être considéré comme impoli de mettre fin à un appel vidéo alors que quelqu'un d'autre y est encore. S'il vous plaît, faites des adieux joyeux pour que les autres se retrouvent avec un bon sentiment.

Crédit d'image : photo de Katerina Bolovtsova ; Pexel ; Merci!

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