Collaboration à l'ère des applications de conférence

Comment s'assurer que les technologies audiovisuelles et les espaces de réunion soutiennent adéquatement la main-d'œuvre hybride.

Bien que cela soit difficile à imaginer, il y a seulement trois ou quatre ans, les réunions se déroulaient principalement avec tous les participants en personne, réunis autour d'une table de salle de conférence dans la même pièce. Les participants "appelaient" se produisaient occasionnellement, mais étaient loin d'être la norme.

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Dans de nombreux cas aujourd'hui, les réunions se composent à la fois de participants en personne et à distance, ce qui modifie considérablement les exigences en matière d'audiovisuel et d'installations pour une collaboration réussie et une communication efficace. Aujourd'hui plus que jamais, les employés doivent s'appuyer sur la technologie et des espaces de réunion créatifs pour s'assurer que leurs voix et leurs idées sont entendues et diffusées de manière aussi efficace et équitable qu'en personne. Ce n'est pas une mince affaire pour les professionnels des installations d'aujourd'hui. Et, avec la pression croissante pour assurer une expérience employé positive et productive, le temps presse.

Alors que de nombreuses installations peuvent disposer de la « bonne » technologie, des applications UCC aux solutions audio et vidéo pour salles de conférence, l'équité des réunions va bien au-delà de ses considérations techniques. La façon dont les employés perçoivent leur opportunité d'engagement lors des réunions peut avoir un impact majeur sur la culture d'entreprise, les relations interpersonnelles, l'engagement des employés et la satisfaction globale au travail. Ces considérations importantes ne sont pas suffisamment discutées et sont devenues une responsabilité importante pour les professionnels des installations aujourd'hui.

L'expérience de réunion hybride d'aujourd'hui est souvent plus difficile pour ceux qui participent à distance en raison d'un mélange de facteurs : d'une mauvaise étiquette de réunion (par exemple, couper le son des autres ou effectuer plusieurs tâches) à des attentes peu claires (comme l'utilisation de caméras ou l'endroit où la réunion doit avoir lieu de), aux équipements de salle de conférence de mauvaise qualité et aux problèmes de son.

Les participants à distance citent souvent qu'ils ont du mal à suivre la discussion pour plusieurs raisons : le micro captait et donnait la priorité au son le plus proche (qui pouvait être un bavardage latéral par opposition à un orateur influent de la réunion) ; les gens étaient assis à une longue table de conférence avec une seule caméra, ce qui rendait difficile de voir la personne qui parlait ; et les inégalités lorsqu'ils essaient de participer à la conversation et constatent qu'ils n'ont pas été entendus aussi clairement ou considérés de la même manière que les participants en direct.

Alors, quel est le problème avec tout cela ?

Eh bien, pour celui qui parle, ça compte. Si un employé ne peut pas clairement savoir qui parle, il peut avoir des difficultés à déterminer comment hiérarchiser les éléments d'action et qui attend quoi après la réunion.

Deuxièmement, ces réunions peuvent être improductives. Si toutes les personnes assises à la table réelle (ou virtuelle) ne peuvent pas être vues, entendues et suivre la discussion, elles se déconnecteront probablement et pourraient même devenir frustrées ou démotivées. Cela peut avoir un impact direct sur l'engagement et la productivité des employés.

Troisièmement, si vos contributions ne peuvent pas être facilement reconnues, cela pourrait avoir un impact sur la satisfaction au travail et l'avancement professionnel.

La réalité est que nous sommes tous encore en train d'apprendre, et la capacité à offrir une expérience de réunion totalement transparente et équitable peut être un défi. Mais en tant que professionnel des installations, vous pouvez prendre dès aujourd'hui des mesures clés pour aider à rectifier les obstacles typiques et démontrer aux employés que leurs contributions sont entendues et valorisées, quel que soit leur lieu de travail.

Voici trois étapes clés pour aider à obtenir une plus grande équité de réunion pour tous les employés et aider à garantir que votre installation fournit la technologie et les exigences d'espace de réunion nécessaires pour soutenir au mieux le travail hybride.

Le travail hybride est là pour rester, et il y a plus de pression que jamais pour assurer un lieu de travail productif et positif. Prendre le temps de comprendre les frustrations des employés et les défis typiques associés aux réunions sera crucial pour éclairer les décisions stratégiques liées aux installations et soutenir l'engagement des employés, quel que soit leur lieu de travail. Il est essentiel de tenir compte à la fois des exigences techniques et de l'espace de réunion pour offrir une expérience de réunion plus agréable et équitable.

Langley est vice-président principal de Wesco, Global Pro AV et UCC. Sa vaste expérience dans la distribution d'énergie et le contrôle des sous-stations a ouvert la voie à une entrée précoce dans l'industrie européenne de l'audiovisuel professionnel. Depuis plus de 20 ans, Langley a toujours été à la tête de presque toutes les facettes de l'espace des TIC, des consultants aux intégrateurs de systèmes, en passant par la fabrication et la distribution à travers le monde.

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