Chaos d'entreprise : 7 leçons apprises en 10 ans de photographie événementielle

Comme beaucoup de photographes, nous étions plus « touche-à-tout » lorsqu'il s'agissait de prendre des photos professionnelles. Nous tournions un mariage un jour et un produit le lendemain.

Beaucoup de gens à qui nous parlons nous demandent toujours : « N'est-ce pas un peu ennuyeux ? ». Bien au contraire. Nous participons à toutes sortes d'événements incroyables et découvrons la technologie des années avant même que le public n'en entende parler. Nous rencontrons des chefs d'État, des célébrités de renommée mondiale, des leaders de l'industrie, etc.

Ce que nous n'avions pas réalisé lorsque nous nous sommes lancés dans la photographie d'événements d'entreprise, c'est à quel point nous aurions à apprendre sur la logistique, la planification et l'organisation de séances photo qui nous étaient totalement étrangères. Au fil des ans, nos clients nous ont lancé tant de balles courbes (comme la fois où nous avons été réservés pour prendre des photos et une vidéo d'une célébrité de la liste A dans un stand de salon avec des participants et la célébrité s'est présentée ivre et a commencé à draguer toutes les femmes travaillant dans le stand… oui, cela s'est réellement produit) qui nous a appris beaucoup de leçons importantes sur la façon de gérer notre entreprise de photographie.

Donc, si vous débutez dans la photographie d'entreprise ou si vous photographiez dans ce domaine depuis un certain temps, peut-être que certaines des leçons que nous avons apprises peuvent également vous être utiles.

Tout d'abord, posez toujours BEAUCOUP de questions sur l'événement avec votre client et soyez persévérant lorsque vous n'obtenez pas de réponses !

Souvent, les événements sont organisés par des équipes de personnes, dont beaucoup ont peu d'expérience dans les relations avec des entrepreneurs extérieurs. En tant que tels, ils nous adresseront les demandes les plus étranges à la dernière minute.

Une fois, nous avons tourné une conférence sur la cybersécurité qui nécessitait que tous les membres de notre équipe passent des vérifications fédérales des antécédents avant l'événement. Des clients nous ont demandé à la dernière minute des certifications OSHA spéciales pour notre équipe, des exigences de couverture d'assurance uniques, etc. Tout cela aurait pu être traité longtemps à l'avance si nous avions posé les bonnes questions.

Maintenant, nous envoyons un questionnaire à tous nos clients lors de la réservation, posant une grande variété de questions sur nos besoins particuliers ou nos exigences. Nous demandons à quoi ressemblera l'environnement pendant le tournage (extérieur, intérieur ou les deux). Nous posons des questions sur le code vestimentaire (un client nous a demandé, trois jours avant le tournage, de courir et de faire équiper notre personnel pour les smokings - nous leur avons facturé un supplément pour cela).

D'autres fois, nous sommes embauchés par des personnes qui n'ont aucune expérience de la mise en scène ou de la façon dont les choses affectent les photos et les vidéos. Une fois, nous avons tourné un événement de formation de trois jours pour environ 100 participants. L'entreprise a créé des logiciels pour les ordinateurs de point de vente dans l'industrie de la restauration. Leur scène se composait d'une bannière en toile de 20 pieds de large suspendue à une ferme et éclairée par des lumières en dessous. Aucun des haut-parleurs sur scène n'était éclairé non plus, donc tout le monde était rétro-éclairé avec une lumière bleue sur une bannière réfléchissante.

Notre photographe a pu utiliser un flash dans cette circonstance (ce que nous préférons ne pas faire pour les présentations sauf en cas d'absolue nécessité) mais nous filmions également cet événement depuis le fond de la salle. Tout le monde sur scène dans cette affaire avait l'air terrible et nous l'avons signalé au client. Personne n'avait jamais pensé à obtenir un éclairage théâtral pour la scène lorsqu'ils ont planifié l'événement parce qu'ils pensaient que la bannière et les lumières seraient "mignonnes". Lorsqu'ils en ont parlé au site, le coût d'éclairage pour les trois jours était de près de 7 000 $, ce qui était bien en dehors du budget de l'événement. Ainsi, ils ont obtenu une vidéo de mauvaise qualité.

Ce n'était pas non plus la première fois que nous rencontrions ce type de scénario exact, où les petites présentations d'entreprise n'ont jamais assez d'éclairage sur scène. Nous avons donc décidé de faire quelque chose à ce sujet et d'investir dans des arbres d'éclairage robustes, des lampes PAR à LED et un boîtier de route pour tout ce qui précède. Maintenant, lorsqu'un client nous dit qu'il n'a jamais pensé à la façon dont il allait éclairer la scène, nous pouvons offrir notre kit pour cela et ne lui facturer que 1/3 du prix de l'hôtel ou de la salle de congrès. Cela se traduit non seulement par un événement plus beau pour eux, mais aussi par de BIEN meilleures photos et vidéos que nous pouvons fournir, ce qui aide à répéter les réservations et à rendre le client beaucoup plus heureux. Le kit d'éclairage d'origine que nous avons acheté s'est rentabilisé en deux réservations, et nous avons depuis amélioré notre éclairage de scène à deux reprises.

Une fois, nous avons été embauchés pour photographier la cérémonie de remise des prix d'une grande entreprise de cigares. C'était un événement en cravate noire pour leurs meilleurs vendeurs et on nous a dit que c'était un cocktail et un banquet / dîner de remise des prix immédiatement après. Cela semblait simple et rien que nous n'avions pas tourné des dizaines de fois. Nous étions trois à tourner l'événement. J'avais un photographe chargé de photographier tous les invités entrant dans une toile de fond à répétition pendant que deux d'entre nous étaient à l'intérieur pour prendre des photos du cocktail. Une fois cela terminé, nous filmerions tous les trois la cérémonie de remise des prix. L'événement a eu lieu dans un hôtel haut de gamme du Strip de Las Vegas.

Ce qui s'est passé après notre arrivée était quelque chose que je n'aurais jamais pu prévoir, mais que j'aurais probablement dû.

Étant donné que cet événement a eu lieu dans une salle de bal d'un hôtel chic, je n'aurais jamais deviné que fumer le cigare serait autorisé, et pas une petite bouffée ici et là, tout le monde fumait comme une cheminée. Une fois que nous nous sommes préparés et sommes entrés dans la petite salle de bal, où se tenait le cocktail, nous avons remarqué qu'ils poussaient d'énormes caves à cigares remplies de centaines de cigares chacune… toutes gratuites pour leurs invités.

Les hommes en smoking et les femmes en robes du soir attrapaient tous des poignées de cigares et ils les ont tous fumés toute la nuit. Il n'a pas fallu longtemps avant que la salle de bal ne se remplisse de tant de fumée que nous ne pouvions pas voir d'un côté à l'autre. La fumée à l'intérieur nous brûlait les yeux et nous causait de tels problèmes respiratoires que nous devions tous faire des pauses et sortir pour prendre l'air toutes les 10 minutes.

Il est ensuite annoncé que le dîner est servi avec de la musique live pour tout le monde dans une salle de bal beaucoup plus grande et que les prix commenceront bientôt. Nous sommes entrés dans la pièce beaucoup plus grande et avons pensé que ce serait beaucoup mieux maintenant… ce n'était pas le cas. Il y avait quelque chose de vraiment étrange à voir une femme vêtue d'une robe de soirée chère fumer un cigare tout en coupant son dîner de filet mignon et de homard. Il n'a pas fallu longtemps pour que cette pièce ressemble à la brume de smog d'une grande ville métropolitaine. Au moment où tout a été dit et fait, nous étions tous malades pendant des jours. Les lentilles de nos caméras étaient recouvertes de suie et nous avons facturé au client un nettoyage et un entretien approfondis de la caméra.

Je me demande si la personne qui nous a réservé intentionnellement ne nous a jamais parlé de la fumée, mais en même temps, j'aurais dû penser à demander également. Notre leçon ici est que nous demandons toujours à nos clients de décrire à quoi vont ressembler les événements, afin que nous sachions comment nous y préparer correctement. Dans ce cas, peut-être que des masques à gaz ou des combinaisons pour matières dangereuses auraient été une bonne idée. J'aurais également refusé ce travail si j'avais su que nous serions exposés à autant de fumée secondaire cette nuit-là.

Lorsqu'il s'agit de photographier des événements d'entreprise, je ne saurais trop insister sur l'importance de tout revoir avec votre client encore et encore avant le tournage. Lorsque les entreprises planifient de grands événements d'entreprise, cela peut impliquer des dizaines, voire des centaines de personnes de différents départements et comités. Au cours des semaines et des mois de planification de l'événement, ces membres de l'équipe peuvent se réunir plusieurs fois lors de différentes réunions pour aplanir les horaires, les affectations du personnel, la liste des conférenciers, les options de menu pour les repas, les boissons personnalisées qu'ils prennent lors de leur soirée privée, etc. Ainsi, lorsque vous obtenez un aperçu de l'événement dans deux mois, il y a de fortes chances que les choses changent radicalement au moment où l'événement se déroule et vous n'obtiendrez probablement pas la liste mise à jour de tous les changements.

Il y a quelques années, nous avons été retenus pour tourner une grande conférence sur le commerce électronique de 3 jours et demi. C'était le premier événement que cette entreprise organisait et ils voulaient donc beaucoup de couverture de tout. En plus de vouloir prendre des photos de toutes leurs présentations principales sur la scène principale, ils voulaient que chacune des près de 100 séances en petits groupes soit photographiée, ainsi que des photos de la salle verte pour leurs conférenciers célèbres, des photos de toutes les expériences de marque qu'ils offraient, des stations d'espresso aux cours de yoga tôt le matin, et plus encore.

Ils voulaient que plusieurs photographes tournent leur fête d'entreprise, une couverture de toute la configuration de l'événement et, pour couronner le tout, une couverture vidéo de tout cela pour en faire une vidéo phare. C'était beaucoup. En plus de cela, ils avaient une petite zone d'exposition et ils nous ont dit qu'ils voulaient des photos de chaque stand individuel afin qu'ils puissent les utiliser pour attirer plus de vendeurs lors d'événements futurs.

Lorsque nous avons été réservés pour cela, six mois auparavant, nous avons eu cette conversation :

"Environ combien de vendeurs attendez-vous à l'Expo ?" nous avons demandé. "Environ une douzaine. Peut-être une quinzaine", nous ont-ils dit. "Nous voulons nous assurer que chaque stand est bien photographié, alors soyez conscients de cela", ont-ils répété. Aucun problème. Pour l'un des jours, nous avons assigné un photographe dédié pour photographier pendant quelques heures leur zone d'exposition.

Avance rapide jusqu'à la veille du début de la conférence, nous marchions sur le sol avec leur personnel, passant en revue tous les détails de dernière minute lorsque nous sommes entrés dans le hall d'exposition alors qu'il était encore en construction. "Il y a bien plus de douze exposants ici," dis-je, la mâchoire sur le sol. "Oh oui, nous en avons environ 175 maintenant. Je suppose que nous avons oublié de vous le dire. Et oui, s'il vous plaît, assurez-vous que nous faisons photographier chaque stand. C'est vraiment important !" nous dit-on maintenant.

Maintenant, il est passé d'avoir un photographe dans des cabines de tournage pendant une heure ou deux à avoir besoin d'un photographe dédié pour photographier plus de dix fois plus que prévu sur plusieurs jours. Nous avons dû passer des heures à refaire le calendrier pour tenir compte de cela, en faisant venir plus de personnel pour aider à la dernière minute. Bien sûr, le client ne se soucie pas de tout cela, mais c'est toujours à vous de faire en sorte que cela se produise et de le rendre heureux, alors maintenant nous savons que lors de grands événements comme celui-ci, ayez toujours des personnes en attente !

Une fois, nous tournions un grand événement au Caesars Palace ici à Las Vegas, dont le centre des congrès mesure environ 300 000 pieds carrés et s'étend sur plusieurs étages. Deux jours avant l'événement, nous avons reçu notre liste de prises de vue finalisée des conférenciers et des événements qui devaient être photographiés tout au long de la journée. Nous arrivons tôt, nous nous équipons et nous commençons à tourner exactement comme prévu.

On nous a dit à plusieurs reprises que l'une des choses les plus importantes pour obtenir des photos de cette journée était une conférence de presse à midi pour un produit majeur qu'ils déployaient. Nous l'avions sur notre liste de plans, des rappels sur nos téléphones, etc. Nous étions tous prêts à partir. 30 minutes avant le début de la conférence de presse, nous nous sommes dirigés vers la salle de bal désignée sur notre liste de plans et lorsque nous sommes entrés, la salle était complètement vide. Pas de tables, pas de chaises, pas de scène… rien.

Je suis sorti de la pièce, j'ai confirmé le nom de la pièce par rapport à notre liste de plans et tout correspondait. J'ai appelé notre contact sur place pour l'entreprise, et elle ne répondait pas à son téléphone. Je lui envoie des SMS et l'appelle sans cesse sans réponse. Nous nous promenons dans la zone pour voir si la conférence de presse s'est déplacée dans une salle de bal adjacente et que tout autour de nous était vide.

Cinq minutes avant le début de la conférence de presse, je reçois l'appel. "Où êtes-vous les gars ?! La conférence de presse est sur le point de commencer !!!!" dit notre client. "Nous nous tenons devant la salle de bal en ce moment et personne n'est ici," dis-je. Elle répond : "Oh, je suppose que j'ai oublié de vous dire, nous avons déplacé la conférence de presse hier soir dans une autre salle de l'autre côté du centre des congrès et deux étages plus bas. Quelle est votre ETA ?" Donc, avec des caméras autour du cou et des caisses d'équipement Pelican en remorque, nous avons traversé un centre de congrès géant pour une conférence de presse… qui a commencé avec 30 minutes de retard de toute façon.

La leçon ici est que peu importe ce que le client vous donne, passez en revue et vérifiez avec lui chaque matin d'un événement, ou même plusieurs fois par jour pendant de longues journées pour vérifier que tout est là où il est censé être et se passe quand il est censé se produire. Les événements en mouvement ou les changements d'heures sont très fréquents sur ces types de tournages, il est donc crucial d'avoir au moins un ou deux contacts sur place que vous pouvez joindre régulièrement au cas où les choses tournent mal.

Si vous envisagez de vous lancer dans le tournage de grands événements d'entreprise, assurez-vous d'avoir une énorme liste de contacts et soyez prêt à faire preuve d'ingéniosité si vous envisagez de réussir dans ce secteur. Nous avons une politique selon laquelle peu importe ce qui nous est demandé, la réponse est toujours "OUI!" et nous pourrons comprendre les détails plus tard.

L'un de nos plus gros clients nous fait tourner plusieurs grands événements chaque année pour eux, culminant avec leur conférence annuelle à laquelle ils transportent plus de 5 000 employés à Las Vegas pour y assister. L'un de leurs plus petits événements de formation ne comptait que quelques centaines de personnes et ils nous ont demandé de fournir des photos et des vidéos de certaines des sessions principales pour les distribuer au reste de l'entreprise incapable d'y assister. Ce n'était pas du tout un tournage très complexe, c'est-à-dire jusqu'au deuxième jour.

« Nous voulons faire une photo de groupe demain avec tout le monde ici. Comment pouvons-nous faire ? » le client nous a demandé. "Ce n'est pas aussi simple que de rassembler tout le monde dans une pièce et de leur tirer dessus sur une échelle", avons-nous expliqué, mais ils ont persisté à dire qu'ils voulaient vraiment que cela se produise.

L'événement se tenait au complexe Park MGM, juste à côté du Toshiba Plaza et du T-Mobile Arena, où joue l'équipe Vegas Golden Knights NHL. La cour entre les deux propriétés est très grande et peut facilement accueillir autant de personnes. Il y a aussi un parking adjacent où nous pensions pouvoir positionner un photographe pour prendre la photo de groupe. Donc, pendant une pause déjeuner, nous sommes allés voir les choses, et nous avons découvert qu'au seul moment de la journée où nous pouvions prendre cette photo, le soleil se déplaçait dans la cour et une ombre couvrirait la moitié du groupe tandis que l'autre moitié serait en plein soleil, donc cela ne fonctionnerait pas.

Notre seule autre option était de déplacer le groupe ailleurs dans la cour et de se lever quelque part pour prendre la photo et l'hôtel n'était pas très coopératif à ce sujet. Alors, j'ai appelé mon ami Joe, qui était le directeur général d'une grande entreprise de camionnage et de logistique, à quel point serait-il difficile de se faire livrer une nacelle à ciseaux en 24 heures ? "Aucun problème!" il a dit. Il aurait même quelqu'un de disponible pour le conduire pour nous ! 23 heures plus tard, nous avons eu notre élévateur à ciseaux, le personnel du client a demandé à tout le monde de porter une chemise de conférence, a fait entrer tout le monde dans la cour et nous avons eu notre photo.

La leçon ici est de conserver les cartes de visite de toute personne susceptible de vous aider avec quoi que ce soit, et de garder leurs informations organisées et sur votre téléphone. Vous ne savez jamais quand vous pourriez avoir besoin de quelqu'un pour vous préparer 1 000 cupcakes en une journée ou organiser une course de sac d'entreprise dans le cadre d'une activité de team building en moins d'une semaine ou vous procurer un élévateur à ciseaux au Toshiba Plaza pour une photo de groupe de centaines de personnes.

Parfois, vous n'avez pas le luxe de pouvoir simplement appeler quelqu'un. Vous devez être capable d'utiliser certaines démarches pour résoudre un problème. Une fois, on nous a réservé pour tourner pour un vendeur dans une convention de bibliothèque (oui, ça existe). Le thème de l'exposition de cette année-là était "Transformer votre bibliothèque", donc l'un des principaux sponsors de l'événement, une société de logiciels, nous a réservé pour prendre des photos avec les participants et un artiste de rue "Transformer" pour amener les gens dans leur stand. Nous prenions donc une photo du participant avec le transformateur, transmettions sans fil les photos à une galerie de photos en ligne, puis donnions une carte aux participants les indiquant où ils peuvent télécharger leur photo gratuite après avoir scanné leur badge. C'était une promotion vraiment amusante et nous savions que tout le monde l'apprécierait.

Pendant les étapes de planification, notre client nous a demandé : "Alors, où pouvons-nous trouver une personne pour être notre transformateur ? La plupart des agences de talents à Vegas n'étaient pas très coopératives". "Oh, je suis sûr que nous pouvons nous en occuper pour vous", avons-nous dit, et nous avons fixé un prix qu'ils ont accepté. Il ne nous restait plus qu'à trouver un transformateur ! Nous avions plus d'un mois pour planifier cela, nous avons donc lancé des appels de casting sur les réseaux sociaux et nous avons reçu beaucoup de réponses (certaines meilleures que d'autres). L'une des personnes qui ont répondu avait un beau costume, était à l'aise avec le salaire que nous proposions et a accepté de faire le travail.

Quelques jours avant l'événement, j'ai appelé notre interprète pour tout confirmer, et j'ai eu la mauvaise nouvelle : "Oh ouais, à ce sujet, j'ai vendu mon costume et j'ai déménagé en Californie. Désolé pour ça !" et il a raccroché. Nous sommes maintenant à moins d'une semaine et n'avions pas de Transformer. Alors qu'est ce qu'on a fait? On arpente les rues de Vegas pour aller en trouver un !

Si vous n'êtes pas allé à Las Vegas depuis un moment, le centre-ville et Las Vegas Blvd. ("The Strip") ont des dizaines et des dizaines d'artistes de rue qui demandent des pourboires. Vous verrez des musiciens, des contorsionnistes, des magiciens et toutes sortes d'artistes uniques. Vous verrez également BEAUCOUP de gens dans une grande variété de costumes différents qui cherchent tous à prendre une photo avec vous en échange d'un pourboire en espèces. Passer quelques heures à marcher et à parler à tous les "transformateurs" que j'ai pu trouver était un peu difficile, car de nombreux artistes de rue ne parlaient pas anglais, mais j'ai réussi à en trouver un qui était disponible pour le concert d'entreprise à venir. Donc au final, tout s'est bien passé, mais c'était certainement une semaine très stressante en espérant que nous pourrions trouver quelqu'un et qu'il se présenterait.

Notre transformateur est arrivé à l'heure et il était génial. Tout le monde à la convention l'aimait, et après avoir reçu les éloges de notre client quant à la façon dont tout s'est bien passé, ne sachant pas la folie de ce qui s'est passé dans les jours qui ont précédé l'événement. Ce n'est que plus tard que nous leur avons raconté ce qui s'était passé et nous avons tous bien ri. C'était un moment stressant, mais nous avons fait en sorte que tout se tienne.

Chaque genre de photographie a son niveau de folie derrière lui, et nous n'aurions jamais pensé que photographier des événements d'entreprise nous garderait autant sur nos gardes. S'il y a quelque chose que nous avons appris à propos de tout cela, c'est qu'être photographe d'événements d'entreprise ne se limite pas à prendre des photos de cocktails. Vous devez apprendre à rester cool sous la pression, à bien réseauter avec les gens, à rester très organisé, à bien gérer des équipes de créatifs et à rendre vos clients encore plus heureux en même temps. Une chose est sûre cependant : travailler dans cet environnement mène à des histoires intéressantes !

A propos de l'auteur : Adam Sternberg est photographe et vidéaste professionnel à Las Vegas depuis plus de 25 ans. Il est copropriétaire de CorporatePhotographers.com, l'une des plus grandes sociétés de photos et vidéos d'entreprise de la ville.